Qué procesos deberías automatizar primero en tu empresa: guía completa para empezar

La automatización ya no es una opción exclusiva para grandes corporaciones. En 2025, cada vez más pymes, startups y profesionales independientes están adoptando herramientas que les permiten ganar tiempo, reducir errores y escalar operaciones. Pero, ante tantas posibilidades, surge la gran pregunta: ¿por dónde empezar?

Este artículo te guía paso a paso para identificar y priorizar los procesos más rentables y fáciles de automatizar, con ejemplos concretos y datos que respaldan cada decisión.

¿Por qué automatizar? Algunos datos clave

Automatizar procesos internos no solo se trata de ahorrar tiempo, también se traduce en:

• Más eficiencia: Según McKinsey & Company, la automatización puede aumentar la productividad hasta en un 20-30% en sectores como servicios profesionales y administración.

• Reducción de costes: Un estudio de Deloitte estima que las empresas pueden ahorrar entre 20.000 y 100.000 euros al año automatizando tareas repetitivas.

• Menos errores humanos: El 85% de los errores administrativos provienen de tareas manuales según Forrester.

¿Qué procesos deberías automatizar primero?

La clave está en elegir procesos que cumplan al menos uno de estos criterios:

• Se repiten con frecuencia

• Siguen una estructura lógica (fácil de mapear)

• No requieren alta intervención humana

• Tienen impacto directo en productividad o rentabilidad

Veamos los 7 procesos que deberías automatizar primero:

1. Gestión de tareas recurrentes y flujos de trabajo

Muchas empresas gastan horas semanales organizando tareas repetitivas: asignaciones, seguimientos, validaciones… Automatizar estos flujos permite que cada miembro del equipo sepa qué debe hacer, cuándo y cómo.

Ejemplo:

• Automatizar que cada vez que se cierre una venta, se cree una tarea para facturación + una notificación al equipo de soporte.

• Crear flujos que activen recordatorios automáticos a responsables si una tarea lleva más de X días en espera.

Herramientas:

• Trello + Butler

• Monday.com

• Make (antes Integromat)

2. Recopilación y organización de documentación

Desde contratos, facturas, fichas de cliente hasta partes de trabajo o informes, la documentación mal gestionada es una fuente de caos.

Qué puedes automatizar:

• Generación automática de documentos con plantillas

• Almacenamiento en carpetas correctas según tipo de documento

• Notificaciones cuando se sube un archivo o se solicita firma

Ejemplo:

Un gestor de proyectos puede recibir una notificación en Slack cuando un proveedor firma un contrato en PDF, que además se guarda automáticamente en Google Drive.

3. Facturación y finanzas básicas

Facturar manualmente es uno de los procesos más repetitivos y con mayor margen de error. La buena noticia: es uno de los más fáciles de automatizar.

Puedes automatizar:

• Creación y envío de facturas

• Recordatorios de pagos pendientes

• Registro de gastos recurrentes

• Conciliación bancaria (parcial)

Estadística:

Según Bill.com, las empresas que automatizan su facturación reducen un 66% el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Herramientas:

• Holded

• Quipu

• Xero

• FacturaDirecta

4. Onboarding de empleados y proveedores

Cada nuevo colaborador o proveedor necesita una serie de pasos: entrega de documentación, formación inicial, accesos, etc. Estandarizar y automatizar este proceso garantiza una experiencia coherente y evita olvidos.

Qué puedes automatizar:

• Envío de emails con documentación

• Creación de tareas de bienvenida

• Activación de usuarios y permisos en herramientas

Ejemplo:

Cuando se incorpora un nuevo empleado, se activa automáticamente un flujo que incluye: email de bienvenida, acceso a carpeta de formación, creación de usuario en herramientas y tareas asignadas.

5. Gestión de solicitudes internas

¿Te escriben por WhatsApp, email o Slack para pedir vacaciones, certificados, soporte o cambios en el sistema? Este tipo de microgestiones pueden digitalizarse fácilmente.

Puedes automatizar:

• Formularios centralizados

• Aprobaciones automáticas según reglas

• Notificaciones a responsables

Beneficio:

Menos interrupciones, más trazabilidad y tiempos de respuesta más rápidos.

Herramientas:

• Google Forms + Sheets + Zapier

• Typeform + Airtable

• Notion + automatizaciones

6. Seguimiento de leads o clientes

En ventas o atención al cliente, responder tarde o mal puede costar mucho. Automatizar el seguimiento garantiza que cada oportunidad se trate de forma profesional.

Puedes automatizar:

• Envío de correos tras cada acción (ej: visita web, demo, llamada)

• Recordatorios al equipo comercial si no hay contacto en X días

• Segmentación automática por tipo de cliente

Ejemplo:

Cuando un usuario solicita una demo, se le envía automáticamente un email con el calendario para agendarla y se crea una oportunidad en el CRM.

Herramientas:

• HubSpot

• Pipedrive

• Zoho CRM

7. Comunicación interna y externa

Los recordatorios, emails de coordinación o actualizaciones de estado no deberían hacerse a mano.

Puedes automatizar:

• Envío de newsletters internas

• Recordatorios automáticos antes de reuniones o deadlines

• Notificaciones por cambios en tareas o documentos

Estadística:

Slack indica que las empresas que automatizan notificaciones internas pueden reducir en un 25% la cantidad de emails enviados entre equipos.

¿Cómo priorizar si tienes muchos procesos candidatos?

1. Haz un inventario de tareas repetitivas actuales.

2. Calcula el tiempo promedio semanal que cada una consume.

3. Valora el impacto de automatizarla (productividad, calidad, coste).

4. Empieza por las de bajo esfuerzo y alto impacto → las llamadas “quick wins”.

Consejos para implementar automatizaciones sin agobiarte

• No intentes automatizar todo a la vez. Empieza por un proceso sencillo y sigue desde ahí.

• Habla con tu equipo. Pregunta qué tareas les quitan tiempo y qué les gustaría mejorar.

• Evalúa herramientas flexibles. Las plataformas no-code como Make, Zapier, Notion, Airtable o herramientas con APIs abiertas permiten empezar sin desarrolladores.

• Documenta cada flujo. Tener un mapa claro ayuda a que todos entiendan qué está ocurriendo y cómo escalar.

La automatización no es solo una cuestión tecnológica, es una estrategia de negocio. Identificar los procesos adecuados, empezar con los más repetitivos y tener objetivos claros es lo que marcará la diferencia.

En resumen, si estás empezando a digitalizar tu empresa, los primeros procesos que deberías automatizar son aquellos que consumen tiempo, se repiten cada semana y aportan poco valor añadido si los hace una persona manualmente.