Errores comunes en la gestión de inventario

La gestión de inventario es una de las tareas más complejas que tienen que asumir quienes se ponen al frente de un negocio, porque equivocarse con el stock puede implicar quedarse desabastecido o, por el contrario, tener acumulada mucha cantidad de productos a los que no se les puede dar salida. Por eso, es importante que conozcas los fundamentos de la gestión de inventarios para evitar cometer errores que puedan llegar a salir muy caros.

Qué es la gestión de inventario

El inventario es el conjunto de bienes o de materiales que una empresa tiene almacenados con el objetivo de ponerlos a disposición de sus clientes, obteniendo con ello rentabilidad.

La gestión de inventarios y almacenes es el proceso que controla la entrada y salida de mercancías del almacén, asegurando que un determinado producto estará en el destino correcto en un momento concreto.

Para poder hacer una adecuada gestión es fundamental que estés al tanto de todos los movimientos de mercancía en el almacén (mucho mejor si es en tiempo real); así sabrás dónde está cada cosa y podrás controlar las cantidades que quedan para saber cuándo necesitas abastecerte.

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En la gestión de stocks e inventarios no solo importa saber cuántos productos de cada unidad se tienen, sino dónde están exactamente dentro del almacén. Algo para lo que es esencial contar con cajas para la organización y otros elementos similares. Así se evita que parte del stock se pueda perder dentro del propio lugar de almacenaje.

Tipos de inventarios

Inventario perpetuo

Es uno de los sistemas de mayor control, porque implica conocer en todo momento cuántas referencias hay en el almacén y dónde se encuentran. A día de hoy solo es posible realizarlo si se hace una buena inversión en tecnología de gestión del stock. Lo bueno es que reduce los errores y permite tener las cifras siempre actualizadas de cara a preparar los estados financieros.

Inventario intermitente

Cuando no se aplica el sistema de control perpetuo, una buena opción es hacer un inventario a fondo de forma periódica. Lo ideal es hacerlo un mínimo de dos veces al año para comprobar la cantidad de stock que verdaderamente hay en el almacén.

Inventario final

Se lleva a cabo cada vez que acaba el ejercicio económico a fin de determinar la situación patrimonial en ese momento concreto.

Inventario inicial

Es el que lleva a cabo el emprendedor al poner en marcha su negocio, para asegurarse de que tiene todo lo que le hace falta.

Errores comunes en la gestión de inventario

Los métodos de gestión de inventarios pueden ser más o menos eficientes según cómo se apliquen. Pero hay una serie de errores bastante comunes que pueden dar lugar a importantes ineficiencias:

• No estar al tanto de la demanda para ajustar el stock.
• No automatizar el proceso, de forma que un error humano al introducir un dato puede causar un gran descuadre.
• Organización inadecuada de la mercancía en el almacén, que hace difícil el acceso a la misma o facilita la “pérdida” de productos.
• Verificación poco frecuente del stock.

La gestión de inventario tiene efectos directos tanto en la atención al cliente como en los resultados de la empresa, de ahí la importancia de abordar esta tarea de la mejor forma posible y evitar errores.

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